ferramentas digitais para contadores

5 dicas de ferramentas digitais para contadores

Estar conectado no universo online demanda conhecer as principais ferramentas digitais para contadores e suas potencialidades para o negócio

 

Os recursos digitais vão muito além de editar e compartilhar documentos. A diversidade das ferramentas atuais permite que o contador gerencie equipes, processos empresariais e conheça o perfil dos clientes e tendências de mercado. Além disso, as aplicações mais conhecidas são de fácil acesso e operabilidade. Com elas o escritório contábil reduz o desperdício de tempo e otimiza a produtividade.

 

Você sabe o que é a nuvem?

As ferramentas digitais para contadores funcionam com armazenamento em nuvem (ou por meio da tecnologia cloud computing). Isso significa que não é preciso salvar documentos ou operar as plataformas digitais em computadores físicos, tudo é feito em servidores online de alta disponibilidade. E aqui o processo de digitalização do negócio apresenta outro benefício: economia com gastos como infraestrutura de Tecnologia da Informação, manutenção de computadores e servidores locais.

Vamos, então, apresentar algumas dicas para o melhor uso das ferramentas digitais para contadores:

 

  1. Salvar e compartilhar arquivos

Como a contabilidade gera uma grande quantidade de documentos, é importante que eles sejam armazenados de forma que as equipes possam acessá-los e editá-los facilmente. Para isso, o contador pode se valer de ferramentas como o Google Drive, Dropbox e Onedrive. Todos possuem funcionalidades gratuitas e que podem ser ampliadas com pacotes empresariais, a depender do perfil do escritório. O Google Drive, por exemplo, possui ferramentas semelhantes ao pacote Microsoft Office: Word, Excel e Power Point.

O ilovePDF entra na grade de ferramentas digitais como um forte suporte para edição e conversão de arquivos no formato PDF. Com essa plataforma online é possível exportar documentos em PDF para diversos formatos, como JPG, planilhas de Excel e Powerpoint – e vice-versa.

 

  1. Pesquisa de satisfação

O Google Forms é um aplicativo criado pela Google para gerar formulários de pesquisa e captar informações sobre clientes e empresas. Além disso, com essa ferramenta é possível gerenciar pesquisas de satisfação, formulários e questionários de registro. O escritório também pode contar com suporte personalizado e capacidade de armazenamento estendida conforme a necessidade. O custo inicial de um pacote do Google Forms gira em torno de R$ 25 reais mensais por usuário.

 

  1. Gestão de projetos

E tarefas! As ferramentas digitais para contadores permitem elaborar mapas mentais, fazer a gestão de processos e acompanhar a rotina das equipes de forma online e remota. Essa é mais uma vantagem das plataformas: o gestor não precisa estar no escritório para interagir com os colaboradores e elaborar planejamentos.

Um exemplo de plataforma para criar mapas mentais é o Miro: ele conduz o profissional de forma lúdica e acessível para organizar ideias e projetos. Os diagramas podem ser compartilhados e tudo fica salvo na nuvem.

Aqui você pode encontrar outras ferramentas que possuem configurações semelhantes.

Trello, Asana e Todoist são algumas das ferramentas mais usadas para acompanhar e gerenciar tarefas. Elas podem ser dispostas em colunas que indicam a situação de cada ação: atividades por fazer, em execução e concluídas. Além disso, é possível nomear a pessoa responsável por cada processo ou tarefa. Assim o gestor tem fácil acesso à condução das rotinas e interação direta com as equipes.

 

  1. Assinaturas digitais de documentos

O tempo se tornou ainda mais escasso e atuar de forma remota e online é um dos fatores impulsionados pela pandemia da Covid-19. Na contabilidade, contudo, diversas documentações exigem a assinatura dos profissionais para que sejam validadas. Pois é, hoje já é possível criar assinaturas digitais e aplicá-las em documentos a qualquer momento.

De acordo com o Ministério da Economia, a assinatura eletrônica “tem a mesma validade de um documento com assinatura física e é regulamentado pelo Decreto nº 10.543, de 13/11/2020.” E para isso o contador pode usar três ferramentas:

Portal de Assinaturas Certsign: permite a criação de assinaturas digitais com certificação e segurança jurídica.

Adobe Sign: Essa ferramenta faz parte do pacote cloud da Adobe e com ela é possível assinar, rastrear, enviar e gerenciar documentos com assinaturas digitais pelo smartphone ou usando um navegador.

Click sign: com essa ferramenta, além de assinar documentos, é possível automatizar a elaboração de contratos e integrar a assinatura eletrônica em diversas soluções do escritório de contabilidade.

 

  1. Alertas do Google

Receba e-mails com temas de interesse diariamente (ou com a frequência que você desejar) com essa ferramenta do Google. Como estar bem informado é cada vez mais primordial no mundo dos negócios, o contador pode programar o Alertas do Google para que ele envie notícias com os assuntos escolhidos pelo usuário. Basta ter uma conta (que pode ser gratuita) e seguir este passo a passo.

 

Além de conhecer e integrar as ferramentas digitais, é importante que o contador treine e conquiste o engajamento dos colaboradores para usá-las. Assim, as plataformas são utilizadas com todas as suas potencialidades e contribuem, de fato, para a melhoria da gestão do escritório e economia de tempo.

 

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