Entenda como garantir a proteção dos dados sensíveis, atender à LGPD e preservar a confiança dos clientes por meio da segurança da informação na contabilidade
No mundo altamente digitalizado de hoje, a segurança da informação da contabilidade tornou-se um pilar essencial. Lidar com dados sensíveis dos clientes exige não apenas atenção redobrada, mas também a implementação de práticas e tecnologias que garantam a proteção das informações. Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) somente a conformidade rigorosa permite evitar sanções legais e preservar a confiança dos clientes.
A segurança da informação na contabilidade é um conjunto de práticas, políticas e tecnologias que visam proteger dados contra acessos não autorizados, alterações, roubo ou destruição. Seus pilares fundamentais incluem:
- Confidencialidade: garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados.
- Integridade: assegurar que as informações não sejam alteradas sem autorização.
- Disponibilidade: garantir que os dados estejam acessíveis quando necessário.
Segurança da informação na contabilidade
As empresas contábeis lidam com dados financeiros, fiscais e pessoais de seus clientes, que são altamente sensíveis e frequentemente visados por cibercriminosos. Uma falha na segurança pode resultar em:
- Prejuízos financeiros: multas e sanções em caso de violação da LGPD.
- Danos à reputação: perda de confiança por parte dos clientes.
- Paralisação operacional: ataques, como ransomware, podem interromper as atividades da empresa. O ransomware é um tipo de programa mal-intencionado, ou malware, que bloqueia o acesso a dados críticos ou sistemas até que um “resgate” seja pago – e, muitas vezes, o bloqueio é mantido mesmo depois do pagamento.
Protegendo o escritório contábil e os dados dos clientes
Proteger os dados sensíveis dos clientes é uma obrigação essencial para qualquer escritório contábil devido a fatores éticos, legais e estratégicos. A LGPD exige que empresas tratem dados pessoais de maneira segura e transparente, aplicando medidas para evitar vazamentos e acessos indevidos. O não cumprimento pode gerar multas severas, ações judiciais e danos à reputação.
Os clientes confiam no escritório contábil para lidar com informações altamente confidenciais, como dados financeiros e fiscais. Um incidente de segurança pode comprometer essa confiança e levar à perda de clientes.
Vazamentos e invasões podem, também, paralisar operações, comprometendo o cumprimento de prazos e gerando retrabalho. Proteger os dados reduz esses riscos e garante a continuidade do negócio.
Portanto, investir em segurança da informação na contabilidade não é apenas uma necessidade técnica, mas uma estratégia fundamental para garantir o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa contábil.
Confira algumas dicas:
Políticas internas claras:
- Defina regras sobre o uso de dispositivos, senhas e acessos.
- Treine os colaboradores para reconhecer tentativas de phishing e outros ataques cibernéticos.
Uso de tecnologias avançadas:
- Invista em firewalls, antivírus e softwares de proteção contra malwares.
- Adote sistemas de armazenamento em nuvem com alto nível de segurança e backup
Controle de acessos:
- Implemente autenticação em dois fatores para acessar sistemas.
- Limite o acesso a informações sensíveis apenas aos colaboradores que realmente precisam delas.
Monitoramento constante:
- Use ferramentas de monitoramento para identificar e responder a atividades suspeitas em tempo real.
Adequação à LGPD:
- Mapeie os dados sensíveis que a empresa coleta e armazena.
- Crie um plano de ação para tratar dados pessoais em conformidade com a LGPD.
- Garanta que os clientes tenham clareza sobre como suas informações são utilizadas.
LGPD e a contabilidade
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) trouxe novos desafios para as empresas contábeis, mas também uma oportunidade para aprimorar os processos de segurança. Entre as principais obrigações estão:
- Obter o consentimento do cliente para o uso de seus dados.
- Garantir que os dados sejam armazenados de forma segura e utilizados apenas para os fins autorizados.
- Informar prontamente ao cliente sobre qualquer incidente de segurança que possa comprometer suas informações.
A não conformidade com a LGPD pode levar a multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
A segurança da informação na contabilidade não é apenas uma exigência legal, mas um diferencial competitivo. Implementar práticas de proteção robustas e estar em conformidade com a LGPD demonstra compromisso com a privacidade e a confiança dos clientes. Invista em tecnologia, capacite sua equipe e mantenha-se atualizado sobre as melhores práticas para garantir que os dados da sua empresa e de seus clientes estejam sempre seguros.
