Aumento da concorrência e novos desafios no setor contábil ampliam a necessidade de implementar a avaliação de desempenho no escritório
Os gestores contábeis se deparam frequentemente com novos desafios para os negócios. A concorrência em expansão e a chegada de tecnologias para automação de rotinas implicam a criação de estratégias de avaliação de desempenho do escritório contábil. Para tanto, é preciso saber aonde a empresa quer chegar e aplicar métricas e índices de acompanhamento.
O primeiro passo para fazer a avaliação de desempenho da empresa contábil de forma estruturada é traçar, de forma estratégica, os objetivos e metas que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos. Essa é a fase de conhecimento profundo sobre o escritório: saber onde está, aonde quer chegar, quando e quais os caminhos a percorrer. Dessa forma, com uma visão ampla e holística, é possível medir a produtividade por meio do processo de avaliação de desempenho.
Há duas metodologias que podem ajudar nesse processo. Conheça:
- Matriz Swot: permite analisar o equilíbrio entre o ambiente interno da empresa contábil – Forças (Strengths) e Fraquezas (Weaknesses) – e o ambiente externo do mercado – Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats), por isso a sigla em inglês Swot.
- Mapa estratégico: é estruturado a partir de quatro óticas – perspectiva financeira, perspectiva do consumidor, perspectiva interna e perspectiva de crescimento. Em cada uma delas elaboram-se ações que vão ao encontro dos objetivos do escritório contábil.
Indicadores
O acompanhamento por meio de indicadores de desempenho também é fundamental para a avaliação da assessoria contábil. Os indicadores podem ser divididos em três principais grupos:
- Produtividade: compara o uso de recursos com os resultados obtidos pelas atividades realizadas na rotina do escritório contábil, detalhando se estão dentro do esperado conforme a estratégia empresarial. Podem ser inseridos nesse modelo indicadores sobre produtividade individual dos colaboradores, uso de ferramentas e insumos para a execução dos serviços, índice de entrega dentro do prazo, entre outros;
- Financeiros: são métricas de acompanhamento do desempenho pelo âmbito do capital. Ou seja, esses índices avaliam se o escritório está crescendo de forma sustentável e de que maneira o capital é utilizado para atingir os objetivos;
- Qualidade: determinam um padrão a ser alcançado e apontam para desperdícios e avarias que impedem esse desempenho. A partir desses resultados, o gestor pode estruturar planos de ações para evitar a taxa de erros e desperdícios.
Clientes
Os clientes do escritório contábil podem e devem ser envolvidos no processo de avaliação. Questione, de forma estruturada, sobre a entrega das demandas, conclusão de serviços, atendimento da equipe e outros fatores diretamente ligados ao relacionamento do escritório com eles. Você pode recorrer a um formulário online gratuito para montar seu questionário e enviá-lo aos clientes por e-mail, incentivando-os a respondê-lo e, depois, compartilhando os resultados.
A prática, porém, não deve excluir a participação dos colaboradores na avaliação de desempenho. Além de mensurar a produtividade de cada um, o gestor contábil deve conhecer os anseios e necessidades individuais para que as metas e objetivos sejam alcançados.
Potencial competitivo
A avaliação de desempenho possibilita ao escritório um diferencial competitivo no mercado. Uma vez que o contador tem em mãos todas as métricas de acompanhamento, é possível identificar gargalos e elaborar ações corretivas, o que torna o negócio mais seguro. E as novas tecnologias podem ser utilizadas para potencializar o processo de avaliação de desempenho. Por exemplo, existem soluções digitais que monitoram processos em tempo real, possibilitando corrigir rotas com base em previsão de cenários. Essa metodologia é conhecida como mineração de processos.
Assim, conhecer e saber utilizar as ferramentas aumenta o potencial competitivo da empresa contábil pela definição da melhor estratégia de avaliação de desempenho e redução de tempo para ações de correção.
