Estar conectado no universo online demanda conhecer as principais ferramentas digitais para contadores e suas potencialidades para o negócio
Os recursos digitais vão muito além de editar e compartilhar documentos. A diversidade das ferramentas atuais permite que o contador gerencie equipes, processos empresariais e conheça o perfil dos clientes e tendências de mercado. Além disso, as aplicações mais conhecidas são de fácil acesso e operabilidade. Com elas o escritório contábil reduz o desperdício de tempo e otimiza a produtividade.
Você sabe o que é a nuvem?
As ferramentas digitais para contadores funcionam com armazenamento em nuvem (ou por meio da tecnologia cloud computing). Isso significa que não é preciso salvar documentos ou operar as plataformas digitais em computadores físicos, tudo é feito em servidores online de alta disponibilidade. E aqui o processo de digitalização do negócio apresenta outro benefício: economia com gastos como infraestrutura de Tecnologia da Informação, manutenção de computadores e servidores locais.
Vamos, então, apresentar algumas dicas para o melhor uso das ferramentas digitais para contadores:
- Salvar e compartilhar arquivos
Como a contabilidade gera uma grande quantidade de documentos, é importante que eles sejam armazenados de forma que as equipes possam acessá-los e editá-los facilmente. Para isso, o contador pode se valer de ferramentas como o Google Drive, Dropbox e Onedrive. Todos possuem funcionalidades gratuitas e que podem ser ampliadas com pacotes empresariais, a depender do perfil do escritório. O Google Drive, por exemplo, possui ferramentas semelhantes ao pacote Microsoft Office: Word, Excel e Power Point.
O ilovePDF entra na grade de ferramentas digitais como um forte suporte para edição e conversão de arquivos no formato PDF. Com essa plataforma online é possível exportar documentos em PDF para diversos formatos, como JPG, planilhas de Excel e Powerpoint – e vice-versa.
- Pesquisa de satisfação
O Google Forms é um aplicativo criado pela Google para gerar formulários de pesquisa e captar informações sobre clientes e empresas. Além disso, com essa ferramenta é possível gerenciar pesquisas de satisfação, formulários e questionários de registro. O escritório também pode contar com suporte personalizado e capacidade de armazenamento estendida conforme a necessidade. O custo inicial de um pacote do Google Forms gira em torno de R$ 25 reais mensais por usuário.
- Gestão de projetos
E tarefas! As ferramentas digitais para contadores permitem elaborar mapas mentais, fazer a gestão de processos e acompanhar a rotina das equipes de forma online e remota. Essa é mais uma vantagem das plataformas: o gestor não precisa estar no escritório para interagir com os colaboradores e elaborar planejamentos.
Um exemplo de plataforma para criar mapas mentais é o Miro: ele conduz o profissional de forma lúdica e acessível para organizar ideias e projetos. Os diagramas podem ser compartilhados e tudo fica salvo na nuvem.
Uma outra possibilidade é a ferramenta de mapas conceituais do Canva, que também oferece gráficos e templates simples de serem utilizados para que a empresa apresente ideias e projetos com mais facilidade.
Trello, Asana e Todoist são algumas das ferramentas mais usadas para acompanhar e gerenciar tarefas. Elas podem ser dispostas em colunas que indicam a situação de cada ação: atividades por fazer, em execução e concluídas. Além disso, é possível nomear a pessoa responsável por cada processo ou tarefa. Assim o gestor tem fácil acesso à condução das rotinas e interação direta com as equipes.
- Assinaturas digitais de documentos
O tempo se tornou ainda mais escasso e atuar de forma remota e online é um dos fatores impulsionados pela pandemia da Covid-19. Na contabilidade, contudo, diversas documentações exigem a assinatura dos profissionais para que sejam validadas. Pois é, hoje já é possível criar assinaturas digitais e aplicá-las em documentos a qualquer momento.
De acordo com o Ministério da Economia, a assinatura eletrônica “tem a mesma validade de um documento com assinatura física e é regulamentado pelo Decreto nº 10.543, de 13/11/2020.” E para isso o contador pode usar três ferramentas:
Portal de Assinaturas Certsign: permite a criação de assinaturas digitais com certificação e segurança jurídica.
Adobe Sign: Essa ferramenta faz parte do pacote cloud da Adobe e com ela é possível assinar, rastrear, enviar e gerenciar documentos com assinaturas digitais pelo smartphone ou usando um navegador.
Click sign: com essa ferramenta, além de assinar documentos, é possível automatizar a elaboração de contratos e integrar a assinatura eletrônica em diversas soluções do escritório de contabilidade.
- Alertas do Google
Receba e-mails com temas de interesse diariamente (ou com a frequência que você desejar) com essa ferramenta do Google. Como estar bem informado é cada vez mais primordial no mundo dos negócios, o contador pode programar o Alertas do Google para que ele envie notícias com os assuntos escolhidos pelo usuário. Basta ter uma conta (que pode ser gratuita) e seguir este passo a passo.
Além de conhecer e integrar as ferramentas digitais, é importante que o contador treine e conquiste o engajamento dos colaboradores para usá-las. Assim, as plataformas são utilizadas com todas as suas potencialidades e contribuem, de fato, para a melhoria da gestão do escritório e economia de tempo.
No ano passado (2020), tivemos nossa primeira experiência em “home office”. Por conta da pandemia, o isolamento nos foi imposto, e serviu como teste de uma nova modalidade que, confessamos, tínhamos receio de adotar. Por carência de tecnologia, fizemos tudo por acesso remoto, ou seja, todo dia eu tinha que vir ao escritório e ligar o servidor. Hoje nós usamos a nuvem e outras ferramentas e podemos testificar que este é um novo e inevitável caminho.