Informação confiável e de qualidade é fundamental para tomada de decisão na crise; seu escritório contábil pode manter os clientes informados seguindo esse passo a passo
“Conteúdo constrói relacionamentos. Relacionamentos são baseados em confiança. E confiança gera receita”. Com essa frase do palestrante e fundador da Monumental Shift, Andrew Davis, percebemos a importância de o escritório contábil manter os clientes informados, principalmente em tempos de crise. A informação confiável e de qualidade é fundamental para apoiar o empresário na tomada de decisão, minimizando os riscos e ajudando-o a manter o equilíbrio financeiro e organizacional.
É papel do contador garantir que essa comunicação seja transparente, confiável e, principalmente, útil para o cliente. Abaixo você encontra 4 dicas de como atuar para manter os seus clientes informados:
1- Aprenda a selecionar informações úteis
O primeiro passo para manter os clientes informados é seu escritório contábil garantir a atenção do empresário. Para tanto, é fundamental que a informação seja útil para ele. Informar datas e prazos de pagamento de impostos e afins é o básico nesse quesito. Mantenha sempre uma lista atualizada e envie com regularidade para seus clientes, a fim de garantir que nenhum prazo seja perdido e, assim, evitar possíveis multas e outros encargos.
Mas é preciso ir além do calendário fiscal quando o assunto é manter os clientes informados. Você pode selecionar temas como mudanças na legislação tributária, fiscal e trabalhista, muito comuns em tempos de crise, e pode alterná-los com conteúdos que tenham o objetivo de facilitar a gestão da empresa, trazendo temas administrativos, financeiros ou de recursos humanos, por exemplo. Desse jeito, você não só garante que o empresário não perderá nenhum prazo como, também, facilita as rotinas com informações que podem auxiliar a tomada de decisões.
2- Divida os clientes em categorias
Para promover ainda mais assertividade na hora de manter os clientes informados, é fundamental entender qual o perfil deles e de que tipo de informações eles necessitam. Uma forma de fazer essa divisão é considerar o porte do empreendimento (microempreendedores individuais, pequenas, médias e grandes empresas). Outro formato considera o segmento de atuação: comércio, serviços ou indústria.
Dessa maneira, seu escritório contábil garante que a informação compartilhada trará, de fato, apoio significativo para o setor e ambiente no qual o cliente está inserido. Assim, você reforça o papel de principal assessor do empresariado para assuntos que incluem, mas não se restringem à contabilidade, como gestão e finanças.
3- Organize as informações
Para não ficar perdido na hora de manter os clientes informados, organização e planejamento são fundamentais. É indicado criar uma matriz de compartilhamento de informações, destinando um dia da semana ou do mês específico para cada tipo de conteúdo. Veja o exemplo de um planejamento mensal de compartilhamento de informações abaixo:
Semana 1
Reforce todas as obrigações fiscais do mês, incluindo aquelas que têm prazo fixo para pagamento.
Semana 2
Hora de repassar qualquer possível alteração na legislação ou em algum tributo, explicando detalhadamente o que muda de acordo com o perfil de cada empresa.
Semana 3
Aqui você pode selecionar uma dica de gestão, recursos humanos ou finanças para manter o cliente informado e auxiliá-lo na rotina empresarial. Nesse período de crise, foque em informações que ajudem a manter o equilíbrio financeiro e administrativo.
Semana 4
É hora de manter o cliente informado sobre as obrigações do próximo mês, detalhando o que está por vir e em que ele deve ficar de olho para garantir que não perca nenhum prazo importante.
Considere esse calendário apenas como uma base para que o seu escritório contábil não deixe nenhuma informação de fora. Adéque-o para que faça sentido para a sua empresa. E lembre-se de que, caso haja uma mudança urgente que precise ser informada ao cliente, o planejamento deve ser adaptado para garantir que ela chegue a quem precisa no momento correto.
4- Utilize os canais corretos
A distribuição da informação também é muito importante, e sua empresa contábil pode fazer uso de diversos meios digitais para tal. Conheça alguns:
Plataforma Contas em Revista: é uma plataforma de conteúdo que auxilia as empresas contábeis a serem mais valorizadas pelo mercado, reforçando a marca na região em que atuam e possibilitando a conquista de novos clientes. Composta por publicação bimestral, boletim eletrônico e e-mail mensal com temas variados e úteis para o empresariado, tem como vantagem facilitar a gestão do marketing contábil. Os itens da plataforma citados acima são personalizados com a marca do seu escritório.
E-mail: é uma das formas de relacionamento com o cliente mais tradicionais e mais fáceis de ser utilizadas, mas o contador deve tomar alguns cuidados para que sua mensagem não vá parar no spam. Atente à frequência de envios: uma vez por semana é mais do que suficiente para manter o cliente informado. Se optar por reunir os assuntos em uma newsletter, o envio pode ser quinzenal. E garanta uma opção para que aqueles que não querem mais receber as mensagens possam se descadastrar.
Redes sociais: é fundamental manter o cliente informado também nas redes sociais, por meio de posts e compartilhamentos de informações úteis para o empresariado. O calendário citado no item 3 pode ajudar na hora de organizar os temas para serem compartilhados. Outra dica importante: nunca deixe o cliente sem resposta, mesmo que o tema seja espinhoso. Uma empresa que se comunica bem no universo online aumenta sua reputação, também, no offline.
Whatsapp: é uma ferramenta que facilita a transmissão de informações para o cliente contábil, seja por meio de listas de transmissão, seja por mensagens privadas. Aqui vale a mesma máxima do e-mail: tome cuidado com a quantidade de informações enviadas e garanta que elas sejam úteis a quem está recebendo. Afinal, você vai competir com centenas de mensagens por dia, e se quer atingir seu público por essa ferramenta, precisa se mostrar relevante para ele.
Com essas dicas é possível organizar e planejar a forma como seu escritório contábil mantém o cliente informado, garantindo que estará ao lado dele durante o período de crise e, também, na retomada dos negócios.
