O uso dos sistemas ideais para o home office das empresas contábeis permite otimizar o trabalho, evitar atrasos e melhorar a produtividade
Os profissionais da contabilidade têm se habituado cada vez mais ao trabalho remoto imposto pela pandemia do coronavírus. Porém, o dinamismo e complexidade do setor pedem atenção redobrada na execução das rotinas em conjunto com a assessoria aos clientes. Os programas para home office permitem a organização das tarefas, a análise de resultados e a automação de processos.
Dentro desse universo de programas, selecionamos aqueles que podem impulsionar o trabalho em home office das empresas contábeis. Conheça:
1- Organização e produtividade
Uma das ferramentas mais conhecidas a esse respeito é o Trello. O aplicativo permite o gerenciamento de tarefas usando a técnica Kanban (lembra dos post its?). Dessa maneira, cada processo ou atividade é organizado por colunas, quadros e cartões de diferenciação. A visualização das rotinas é de fácil compreensão e, além disso, é possível sincronizá-lo com o Google Chrome, Google Calendar e Gmail. A aplicação está disponível gratuitamente, porém, assim como grande parte dos programas, a versão paga oferece mais ferramentas para a gestão de atividades e projetos.
O Toggl possui também um espaço para inserção de clientes e projetos. O diferencial é que, quando um trabalho contábil é finalizado, a ferramenta analisa os resultados por meio de gráficos e filtros. Dessa forma, o profissional tem em mãos informações essenciais para a tomada de decisão e criação de estratégias para otimizar a produtividade do escritório contábil. O sistema para home office está disponível nas versões gratuita e paga, e pode ser utilizado tanto em smartphones com sistema Android quanto iOS.
2- Gestão de tempo
O When I Work é uma ferramenta que permite o agendamento de tarefas e monitoramento de horas trabalhadas de cada colaborador. Ele é fundamental, portanto, para o acompanhamento da produtividade da equipe. A versão mobile oferece, inclusive, a possibilidade de os colaboradores baterem o ponto de onde estiverem.
O RescueTime ajuda o contador a entender onde gasta mais tempo, analisando em segundo plano qual o período gasto em cada site. É possível até bloquear alguns endereços eletrônicos que atrapalham a produtividade ou criar alertas para gerenciamento de tempo.
3- Ligações remotas
Para manter a equipe em sintonia, o home office das empresas contábeis também pode se valer dos aplicativos para reuniões por videoconferência, tais como Skype e Google Meet, ambos com versões gratuitas. Eles permitem ligações com áudio e vídeo, além do compartilhamento de tela – útil quando há necessidade de exibir apresentações. Durante a pandemia, programas como o Zoom e o Webex também fornecem opções gratuitas, mas é importante ficar atento porque alguns têm limitação de tempo e número de participantes por sala.
As ferramentas de videoconferência citadas permitem a gravação da reunião. No entanto, na maioria, esse recurso é pago ou só pode ser feito pelo administrador da conta. Se há necessidade de gravar uma ligação via celular, o ACR (Another Call Recorder) é uma opção gratuita disponível para Android. Também é possível instalar o plugin Loom for Chrome no navegador para realizar a gravação da tela do notebook/computador com áudio.
4- Armazenamento
Outra estratégia muito adotada em diversos setores que optaram pelo trabalho remoto é o uso do compartilhamento de informações e arquivos por nuvem. Entre as opções estão o Dropbox, que permite armazenar até 18 GB de forma gratuita, e o Google Drive com capacidade de 10 GB.
Para arquivos maiores, como fotos em alta resolução e vídeos, há também a opção de utilizar o We Transfer, que na versão gratuita permite o compartilhamento de arquivos com até 2 GB.
Além de possibilitar o gerenciamento de atividades e projetos, o uso dos programas ideias para o home office das empresas contábeis acelera a adaptação dos colaboradores e até mesmo dos clientes com as novas tecnologias – inserindo o escritório definitivamente na era digital.
