4 dicas para otimizar a rotina da contabilidade no fim do ano

Comunicação com clientes e processos de organização de documentos auxiliam na condução da rotina da contabilidade no fim do ano

Os últimos meses do ano são cruciais para a operação de um escritório contábil. A rotina da contabilidade no fim do ano é diretamente impactada pelo volume de documentos e balanços a serem realizados. A carga de trabalho, portanto, torna-se desafiadora e exige planejamento para que nada fique de fora.

A principal forma de evitar erros é estar atento aos prazos e às obrigações dos clientes. Férias, pagamentos de 13º salário e contas de ativos e despesas são alguns dos processos que fazem parte da rotina da contabilidade no fim de ano. Essas quatro dicas vão auxiliar você a deixar tudo em ordem:

1- Fique atento a obrigações e prazos

 De forma clara e direta, alerte seus clientes quanto às documentações a serem entregues e também dados relacionados à contabilidade da empresa. Quanto antes o escritório tiver acesso a informações como, por exemplo, férias coletivas, quantidade de funcionários que irão tirar um tempo para descanso, abonos e bonificações ou alteração de cargos e salários, melhor será para conduzir as rotinas da contabilidade no fim do ano. Entenda que o período requer que gestores e operação atuem de forma próxima e conjunta. É preciso levantar o balancete de verificação e checar se a soma dos valores debitados é igual à soma dos valores creditados; estar em dia com os prazos para a realização dos saldos e conferir se estão devidamente classificados entre contas de curto e longo prazo; estar atento às disposições da lei tributária e, também, analisar se não há impacto nos registros já realizados, entre outras atividades a depender do ramo do negócio do seu cliente.

2- Mantenha uma lista de tarefas

Mantenha uma agenda de tarefas e processos por ordem de importância e prazos. Compartilhe a lista de tarefas com a equipe do escritório contábil e garanta que ela seja atualizada frequentemente. Pode parecer uma dica simples, porém, isso se torna um grande desafio quando os prazos começam a chegar juntamente com o grande volume de informações e documentações.

3- Planeje o futuro

 Informe os clientes com relação à necessidade de apresentar ao escritório contábil possíveis despesas futuras, para que sejam registradas como provisões pelo contador. A importância dessa atividade leva alguns escritórios a deslocarem um colaborador específico para fazer o levantamento diretamente com o cliente. Leve esse aspecto em consideração na hora de fazer o planejamento.

4- Invista na tecnologia

Um bom software de gestão é aliado para otimizar a rotina da contabilidade no fim do ano. A plataforma digital ajuda na padronização dos processos, economizando tempo e fornecendo ao contador a possibilidade de dedicar mais atenção para outras obrigações. Muitas permitem, ainda, criar alertas para evitar que datas importantes sejam esquecidas.

Com essas dicas, o bom gerenciamento da rotina da contabilidade do fim de ano garante não apenas a redução de possíveis erros na escrituração e checagem de dados contábeis. Trata-se de uma experiência de amadurecimento de gestão e organização empresarial – e o diferencial que seu escritório precisa para provar que está ao lado do cliente em sua estratégia de negócio.