Digitalização de processos, organização das tarefas e mapeamento da rotina podem facilitar o gerenciamento da rotina contábil.
Devido à complexidade do negócio, a condução de um escritório contábil exige uma dinâmica precisa e assertiva da rotina contábil. A organização detalhada de documentos, por exemplo, é uma estratégia útil para o fechamento contábil de um cliente. Muitas coisas podem ser feitas para facilitar o seu dia a dia. Abaixo, listamos os quatro principais hábitos e ferramentas que podem auxiliar o escritório de contabilidade a otimizar a rotina contábil.
1- Cultura paperless
O papel já perdeu espaço em muitas empresas. No ramo contábil, porém, ainda existem documentos que precisam estar impressos e até com mais de uma cópia, como no caso de contratos, por exemplo. Mas quanto mais documentos puderem ser digitalizados no escritório, melhor será a estratégia de gerenciamento da rotina contábil.
Evitar o uso de impressos gera redução de custos com compra de papel e energia elétrica. Além disso, o espaço físico da empresa também é otimizado, com a redução de computadores, impressoras e principalmente de arquivo morto. O acesso aos documentos digitalizados também é mais fácil, já que os arquivos podem ser sistematicamente organizados na rede ou na nuvem (como você poderá ver logo abaixo). Isso sem falar no principal: utilizar menos papeis significa também gerar menos lixo.
Essas são algumas das vantagens da cultura paperless que está sendo aplicada em diversos setores do mercado.
2- Dados em nuvem
Usar a tecnologia a favor da rotina contábil exige uma garantia de segurança dos dados. Por isso, contratar plataformas de upload das informações em nuvem é uma forma de evitar a perda de documentos, contratos e até mesmo atas.
A nuvem consiste em um espaço virtual, que pode ser atualizado em tempo real. Nela é possível fazer o backup de todas as informações e resgatar documentos salvos em qualquer data, onde quer que você esteja. Assim, o escritório fica livre de problemas como quedas de energia e possíveis ataques cibernéticos.
3- Mapeamento das rotinas
A administração da rotina contábil precisa ser constantemente mapeada, ou seja, o gestor do escritório deve acompanhar o andamento dos processos e visualizar novas formas de acelerar o andamento das rotinas. Mesmo que toda a empresa esteja dentro do fluxograma ideal, sempre é possível reduzir e otimizar tarefas.
Os colaboradores devem ser constantemente orientados sobre as novas formas de trabalho e condução das rotinas. O importante é diminuir o tempo e a burocracia até a entrega do resultado de qualidade para o cliente. Por isso, esteja atento ao trabalho realizado pela sua equipe e verifique, sempre que possível, quais tarefas podem ser otimizadas.
4- Softwares de gestão contábil
Atualmente a indústria oferece uma gama de programas e softwares desenvolvidos especificamente para a gestão da rotina contábil. Porém, é preciso que o gestor da empresa contábil esteja por dentro do que o mercado oferece, para escolher a ferramenta de gerenciamento que atenda às necessidades do escritório. Além disso, é preciso capacitar os colaboradores para o uso das ferramentas e trabalhar no engajamento das equipes para a adoção da tecnologia.
Algumas empresas que fornecem esse serviço oferecem também treinamentos iniciais à equipe, que podem ser presenciais ou online. O mais importante é que você esteja atento para avaliar se o software está sendo utilizado corretamente pela equipe. Caso contrário, será um investimento perdido.
Com um bom andamento da rotina contábil, o gerenciamento do escritório pode concentrar sua atenção e energia em atender melhor seus clientes, em criar novas parcerias e em elaborar novos serviços. Utilizar a tecnologia a favor das rotinas contábeis é uma estratégia que automatiza processos e reduz a taxa de erros.
