A eficiência das entregas e o relacionamento com clientes podem ser negativamente afetados sem uma boa estrutura de processos na empresa contábil
Competitividade e gestão do tempo são desafios característicos dos negócios contábeis. É preciso otimizar as entregas, estar dentro dos prazos fiscais e, ainda, atender bem os clientes. É por isso que os processos na empresa contábil são tão importantes para a operação e ampliação da carteira de atendimento. Por outro lado, se não forem bem estruturados, podem prejudicar o andamento do escritório e macular o relacionamento com os clientes.
Os processos na empresa contábil representam a segurança e equilíbrio do negócio. Quando mal estruturados, causam retrabalho e atrasos. Assim, com um gerenciamento eficiente, os processos apresentam bons resultados e aumento de competitividade. De acordo com José Eduardo, coordenador de Ciências Contábeis e Gestão Financeira da Estácio Cotia, processos desestruturados podem, inclusive, acarretar em aumento de custos, “além de fazer com que o escritório não consiga entregar aos clientes serviços mais gerenciais que servirão para a tomada de decisão, ficando apenas na prestação de seus serviços fiscais”, detalha.
Pontos positivos
Elaborar uma boa condução das rotinas possibilita que o escritório entregue serviços diferenciados e inovadores (como serviços de consultoria, por exemplo) em um mercado cada vez mais competitivo. Em contrapartida, quando mal planejados, os processos na empresa contábil prejudicam a imagem junto aos clientes, como a “demora no envio de informações que podem ser relevantes para o desenvolvimento da atividade operacional de seus clientes”, acrescenta o professor José Eduardo.
Gestão compartilhada
Elaborar e estruturar os processos devem ser ações compartilhadas, já que os colaboradores estão mais próximos das etapas operacionais. Dessa forma, cada profissional pode indicar quais são as rotinas que agregam mais valor aos serviços e também quais os processos na empresa contábil que acarretam demora, geram custos, retrabalho e ineficiência para as entregas. Em outras palavras, uma boa gestão dos processos requer visão holística de todo o negócio e compartilhamento das decisões com os colaboradores, o que pode implicar a necessidade de mudança na cultura organizacional.
Conhecimento interno
Os processos na empresa contábil também representam transferência de conhecimento. Ou seja, o escritório herda a experiência e expertise dos colaboradores responsáveis por cada processo. Dessa forma, em caso de substituição ou ausência de pessoas, o gestor contábil tem em mãos o conhecimento repassado, permitindo a condução dos processos sem prejuízo da operação. “Temos a necessidade de ter processos bem estruturados em um escritório de contabilidade, não havendo assim a necessidade de ficarmos na dependência de um único colaborador. Os processos não devem estar apenas na ‘cabeça’ dos colaboradores, devem ser algo estruturado dentro do escritório. Com treinamento, a transferência de conhecimento deve ser contínua para eficiência dos processos”, acrescenta o coordenador universitário.
O escritório de contabilidade é o principal assessor das empresas. Tal característica fundamental reforça a necessidade de uma boa estrutura de processos na empresa contábil. Ou seja, ser exemplo para os clientes atendidos.
