Ter uma boa gestão de tempo para contadores é fundamental para alinhar as tarefas e a execução de demandas com os objetivos do negócio
Gerir o tempo de operação de uma empresa contábil é fundamental não apenas para o próprio negócio; a segurança do empreendimento dos clientes também está em jogo. Por isso, é necessário otimizar o desempenho das tarefas e listar as demandas urgentes e importantes. O engajamento do time também conta para que não haja desperdícios e perda de informações importantes durante a execução das rotinas.
Uma ferramenta que pode auxiliar na gestão de tempo para contadores é a Matriz Eisenhower. O professor do curso de Ciências Contábeis da Faculdade Estácio, João Leite, explica que a matriz foi desenvolvida pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. “Na contabilidade, é comum as empresas utilizarem o tempo para atender as demandas como obrigações fiscais acessórias, que são complexas, consomem muito tempo e acabam gerando alguns custos desnecessários. Nesse sentido, a matriz pode contribuir de forma objetiva para que as tarefas sejam executadas de forma eficaz. É uma poderosa ferramenta que fornece uma estrutura correta para a avaliação de cada demanda. Em alguns casos, o tempo desperdiçado pode diminuir as expectativas sobre as projeções futuras e comprometer os resultados”, orienta o professor.
Funcionamento
Na gestão de tempo para contadores, a Matriz Eisenhower divide as tarefas em quatro partes:
- Importante e urgente: ações que devem ser executadas imediatamente pelo gestor contábil ou pelos membros das equipes;
- Importante, mas não urgente: aqui entram as tarefas que podem ser agendadas e planejadas. Mas é preciso tomar cuidado para não perder o foco ou procrastinar demais;
- Urgente, mas não importante: são atividades que não exigem o envolvimento direto do gestor contábil. Devem ser feitas logo, porém, podem ser delegadas e não exigem habilidades extremamente específicas;
- Nem importante, nem urgente: podem ser deixadas de lado, pois muitas vezes atrapalham ou interrompem a continuidade dos processos e a execução de atividades fundamentais para o escritório ou, ainda, para o atendimento dos clientes.
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Comunicação
O professor acrescenta que a boa gestão de tempo para contadores também precisa contar com o engajamento de todos os colaboradores, de todos os times. Cada pessoa tem um papel fundamental no time e todos devem estar cientes disso. A comunicação, quando é fluida, faz com o que um time engajado caminhe em um mesmo propósito, estando sempre preparado para eventuais problemas que possam demandar uma atenção específica e cautelosa. Com isso, as tarefas e ações serão pensadas em conjunto, tornando os processos menos complexos e causando menos retrabalho, menos tempo perdido, menos dor de cabeça, etc.”, explica.
O docente também organizou cinco dicas para que a Matriz Eisenhower seja utilizada com eficiência:
- Priorizar as tarefas mais urgentes e importantes de acordo com o tipo do negócio;
- Criar índices para o acompanhamento das ações;
- Conferir maior agilidade à resolução de problemas;
- Tornar as informações ainda mais precisas, organizadas e claras;
- Melhorar a definição de prazos para as entregas, não perdendo tempo com o “que não importa”.
Identificando prioridades
De acordo com Leite, na contabilidade as demandas podem variar de acordo com o tipo de negócio. Contudo, é sempre importante criar um fluxo que facilite o entendimento de quando, como e quem serão os responsáveis pela execução de tarefas. “Sendo assim, identificar as prioridades a serem executadas passa a ser um ponto de atenção específico. No caso da contabilidade, as informações devem ser tempestivas, claras e objetivas, para servir de base para o desenvolvimento de estratégias competitivas”, acrescenta o especialista.
