Selecionamos algumas dicas que podem ajudar você a trabalhar sob pressão, otimizar o tempo e reduzir o estresse e possíveis erros
Não é novidade que a temporada de declaração do Imposto de Renda é o período mais crítico para a contabilidade. Afinal, além do aumento do volume de trabalho, existem prazos e cuidados que, se não forem respeitados, podem colocar em risco os clientes e a própria empresa contábil. Trabalhar sob pressão não é uma tarefa fácil. Porém, você pode adotar algumas técnicas e práticas para reduzir esse desafio.
Respire fundo e leia até o final este artigo. Isso vai tomar cerca de 4 minutos do seu tempo.
1. Aprenda a delegar
Você pode alcançar seus resultados trabalhando sozinho. Só que, bem acompanhado e amparado por bons profissionais, essa jornada fica bem mais fácil. Por isso, não tente abraçar o mundo e resolver tudo sem ajuda. Mapeie pessoas que podem assumir atividades e cumprir prazos apertados.
2. Aprenda a gerenciar seu tempo e a sua agenda
Aqui indicamos o uso da Matriz Eisenhower. Ela ajuda a dividir as tarefas em quatro pontos de foco:
- Importante e urgente: ações que devem ser executadas imediatamente pelo gestor contábil ou pelos membros das equipes;
- Importante, mas não urgente: aqui entram as tarefas que podem ser agendadas e planejadas. Mas é preciso tomar cuidado para não perder o foco ou procrastinar demais;
- Urgente, mas não importante: são atividades que não exigem o envolvimento direto do gestor contábil. Devem ser feitas logo, porém, podem ser delegadas e não exigem habilidades extremamente específicas;
- Nem importante, nem urgente: podem ser deixadas de lado, pois muitas vezes atrapalham ou interrompem a continuidade dos processos.
A desorganização, além de prejudicar os prazos e a sua produtividade, aumenta consideravelmente a ansiedade e a sensação de acúmulo de trabalho. Por isso, também recomendamos que você organize sua agenda e deixe claras todas as tarefas que precisam ser feitas ao longo da semana.
Para isso, anote todas as atividades que precisam ser realizadas nos próximos dias (pode ser em um papel separado, fora da agenda). Depois, aplique a matriz que ensinamos acima e, por fim, distribua as tarefas restantes, que ficarão sob sua responsabilidade, ao longo do dia. Lembre-se de considerar os prazos!
3. Invista em tecnologia
O mercado está repleto de soluções tecnológicas que podem ajudar você a gerenciar as rotinas e organizar o trabalho e equipes. Além disso, você pode optar por ferramentas de automação de processos e preenchimento de documentos. Isso facilita o andamento das tarefas e permite que você tenha mais tempo para focar em ações estratégicas.
4. Aprenda com os erros
Após executar todas as obrigações, avalie como esse percurso foi feito. Pontue os erros e principais desafios. O mais importante é buscar compreender quais processos podem ser otimizados, quais ações podem ser eliminadas para reduzir o tempo operacional e quais meios podem aumentar a eficiência para os próximos períodos em que você tiver que trabalhar sob pressão.
5. Faça pausas
A correria e a pressão do trabalho nesse período de Imposto de Renda podem fazer com que você se concentre demais nas obrigações, passando muito tempo em reuniões, ligações e em frente à tela.
Porém, as pausas são essenciais para que você consiga trabalhar com mais tranquilidade – mesmo sob pressão. Elas são fundamentais para cuidar da sua saúde física e mental, além de ajudarem a melhorar a sua produtividade.
Segundo um estudo publicado em 2017, movimentar-se a cada meia hora, mesmo que seja apenas para levantar e pegar um copo de água, pode reduzir os danos causados pelo sedentarismo. Você também pode aproveitar algumas pausas para fazer alguns alongamentos (mesmo que rápidos) e ficar longe das telas (inclusive do celular), para que a mente e a vista possam descansar.
Estude outras técnicas que podem ser aplicadas no seu modelo de negócio. Lembre-se de que trabalhar sob pressão é uma característica intrínseca da contabilidade (e do mercado de trabalho, como um todo). Porém, o grande diferencial é o quanto você pode minimizar o impacto nas entregas do escritório, na assessoria aos clientes e, claro, na sua própria saúde.
Excelente!!!