Especialista dá dicas importantes para estruturar um escritório contábil e conquistar a confiança dos novos clientes
Abrir um escritório contábil é um desafio que vai além de ter uma estrutura física. Trata-se de organizar um negócio e fazê-lo funcionar. Por isso, são necessárias habilidades de gestão, conhecimento de mercado e de liderança. É fundamental que o contador seja organizado e tenha foco para que o escritório contábil cresça de forma sustentável e seja capaz de construir a própria carteira de clientes. Mas mais do que isso: também é fundamental que esses novos clientes confiem tanto no empreendimento que passem a indicá-lo para mais empresários, fazendo a empresa ganhar escala e se destacar em um concorrido mercado.
Assim como em qualquer negócio, estruturar um escritório contábil é um processo sistêmico, que envolve etapas como:
- Montar um plano de negócios;
- Definir o foco de atuação;
- Conhecer os concorrentes;
- Construir uma equipe confiável e competente;
- Estruturar o marketing e a comunicação do escritório;
- Fazer a gestão da empresa.
Dicas de sucesso
João Leite, professor e coordenador do curso de ciências contábeis da Estácio, esclarece que o planejamento é fundamental para o sucesso do negócio. Todo o processo de consolidar uma empresa parte do princípio de que o gestor sabe aonde quer chegar e quais os caminhos que vão permitir o desenvolvimento do escritório.
Leite selecionou algumas dicas fundamentais que podem auxiliar os contadores a estruturar um escritório contábil:
- Planejamento e conhecimento prévio são itens importantes para construir uma base sólida para a empresa, pois ela vai precisar ganhar a confiança dos clientes para poder crescer e ter uma carteira mais estável. O início é sempre mais difícil, mas com tempo os próprios clientes vão recomendar a empresa caso o serviço prestado seja satisfatório.
- Foco de atuação é importante sim, pois os resultados virão à medida que a empresa compreende a necessidade do cliente. O gestor contábil pode criar indicadores que auxiliam nesse processo e torná-lo mais prático e assertivo. Buscar uma especialização fará a empresa sair na frente e pode ser um diferencial na hora de oferecer um serviço.
- Conhecer os custos de operação. Muitos negócios acabam não dando certo por conta desse item, que é básico para qualquer empresa. Desde o começo, é importante saber quanto o processo de estruturar uma empresa contábil irá custar e, também, quais serão os custos (fixos e esporádicos) que o escritório terá no dia a dia.
- Criar uma agenda para atender as demandas é importante. Os escritórios trabalham com prazo apertado devido ao grande número de obrigações fiscais. É importante saber dividir as tarefas para poder ter um tempo maior de atenção ao cliente. O suporte hoje é um diferencial em qualquer tipo de serviço.
- Adotar uma tecnologia que faça a parte contábil, fiscal e do departamento pessoal. A grande maioria dos sistemas existentes hoje já vem com uma programação específica para atender a esta demanda, necessitando apenas ser parametrizado de acordo com o segmento que o escritório atende. É importante também estar atualizado. Para isso, alguns escritórios contam com um serviço de consultoria contábil-fiscal digital, que pode ser contratado por assinatura.
Gestão e liderança
Fazer gestão é usar os recursos físicos e humanos para atingir os objetivos do negócio. Além disso, um escritório contábil precisa ser sustentável, para que todas as atenções sejam voltadas à constante otimização do atendimento aos clientes. Portanto, as pessoas precisam ser engajadas com o propósito do negócio.
Para que os processos aconteçam de forma eficiente, precisam ser revisados sistematicamente. E as equipes podem fazer parte desse movimento para apontar melhorias e desafios compartilhados. Com a casa organizada, a jornada para o sucesso acontece de maneira mais flexível e orgânica. E o contador amadurece sua prática em gestão enquanto se torna mais íntimo do próprio negócio e do nicho em que atua.
