Manter uma boa gestão de processos na contabilidade é uma estratégia que possibilita a manutenção de um negócio competitivo e atualizado no mercado
A gestão de processos é um conjunto de práticas cujo objetivo é o aperfeiçoamento contínuo das rotinas organizacionais nas empresas de contabilidade. Num cenário altamente competitivo, é fundamental que o contador mantenha a operação do negócio harmônica, de forma a permitir alterações estratégicas sem impactar os resultados planejados. Por isso, é importante conhecer a fundamentação da gestão de processos na contabilidade para reter o máximo de valor e garantir a sustentabilidade do escritório.
De acordo com o professor doutor Lucio Flávio Franco, gestor do curso de Ciências Contábeis da Universidade de São Caetano do Sul (USCS), “uma das atividades mandatórias, ou quase pré-requisito para uma organização se manter competitiva e atual, é a adoção de boas práticas da gestão de processos”. Para implantar o modelo, contudo, é fundamental compreender o perfil do escritório para, então, mapear os processos que devem ser acompanhados e medidos. O docente descreve dois portes distintos de escritórios e seus processos:
- Se for um escritório modesto exclusivista, que trate apenas de uma atividade, o contador deverá compreender em detalhes como as coisas são feitas e o que depende somente de sua operacionalidade interna. Também deverá saber de que forma o ambiente externo (como mudanças na legislação, por exemplo) pode afetar os seus negócios. Caso ele não compreenda de maneira sinérgica seus processos e suas consequências, o negócio poderá se tornar seriamente comprometido;
- Caso seja um escritório grande que execute várias atividades e preste serviços variados (tais como contabilidade geral da empresa, atividades tributárias e fiscais, assessoria financeira, auditoria, cálculos contábeis, folha de pagamento etc.) para empresas de segmentos diversos e tamanhos diferentes, é recomendável que o proprietário tenha contadores especialistas em cada grupo de atividades a serem executadas. A gestão de cada processo deve ser meticulosamente estabelecida como se fosse uma linha de montagem específica, pois só assim será possível dimensionar o fluxo de processos e, consequentemente, fazer uma gestão adequada deles.
Conforme o especialista, quando bem aplicada, a gestão de processos na contabilidade proporciona 5 benefícios práticos:
- Melhor precificação de serviços ou produtos;
- Menor desperdício de tempo nas atividades;
- Redução de custos;
- Ampliação da qualidade na prestação dos serviços;
- Qualificação ao processo decisório.
Gestão de processos e por processos
Pode parecer apenas uma diferença sintática, porém, gestão de processos e por processos são conceitos diferentes, embora interligados.
O docente da USCS descreve a gestão de processos como “um conjunto harmônico de mecanismos que objetivam buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de qualquer empresa ou instituição, inclusive do escritório contábil. Os gestores devem se propor a identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar todas as atividades envolvidas em seus processos. Estes, por sua vez, devem ser continuamente aperfeiçoados em função das demandas de novas tecnologias e pelo constante surgimento de novas atividades ou produtos”. Franco afirma que esse modelo se aplica de forma muito enfática aos escritórios de contabilidade, que precisam conviver com novos modelos organizacionais, mudanças de legislações contínuas e interpretações de produtos e serviços.
Já a gestão por processos, ainda de acordo com o especialista, “pode ser considerada como ideologia organizacional, que compreende que o escritório funciona a partir da interatividade entre seus processos. A visão deve ser muito mais horizontalizada, obtida por meio de organogramas e fluxos de processos que compreendam todas as interligações dos objetivos maiores das organizações”. O docente comenta que, no conceito, é preciso considerar que os elementos principais são os gestores responsáveis, pois o que importa são os processos. Sendo assim, essa metodologia deve entregar grande flexibilidade e agilidade às organizações, de forma a mantê-las em constante atualização para aplicabilidade de soluções tecnológicas e atuais.
Comunicação
A comunicação entre áreas e atividades é outro fator essencial para que a gestão de processos na contabilidade seja de fato eficiente para a empresa. “Como podemos perceber são muitos os desafios e questionamentos no cenário em que vivemos, que exige serviços cada vez mais atuais e com alto grau de complexidade de entendimento. É difícil, mas extremamente necessário, repensar o momento empresarial do seu escritório e qual a comunicabilidade que cada área ou atividade terá de desenvolver com seus stakeholders. As organizações estão expostas de forma singular, como nunca estiveram”, salienta o professor.
O docente ressalta ainda que a gestão de processos não deve ser estática. Ou seja, é preciso aprimorá-la constantemente, revisando as rotinas e tendo como parâmetro as demandas dos clientes e mudanças no cenário mercadológico. “Temos hoje os mais diversos tipos de escritórios de contabilidade, porém, o que precisa ser feito é uma revisão na gestão dos processos para saber se ainda existe espaço para adequação à necessidade atual dos seus clientes. Não se pode afirmar que alguns procedimentos metodológicos são totalmente desnecessários sem antes promover uma análise bem delineada. Mas uma parte das dificuldades que hoje são vislumbradas ocorre porque os gestores não conseguem visualizar as novas tendências de mercado para suas atividades”, alerta.
Nesse ponto, o especialista ainda destaca que a tecnologia é um dos grandes aliados da gestão de processos na contabilidade, pois ela permite executar atividades repetitivas e rotineiras e liberar tempo para que os contadores especialistas possam estar mais presentes no dia a dia dos clientes, ampliando assim o relacionamento e parceria de assessoria e consultoria em áreas que mais demandam.
Revisitar e rever a gestão dos processos do escritório contábil, portanto, não é uma opção, mas sim uma questão de sobrevivência e manutenção da atividade em um mercado em constante transformação.
