Antes de contratar um CRM para contabilidade é preciso analisar alguns fatores. Descubra como fazer a escolha certa para a sua empresa.
1. Estude as alternativas
Se você logo no começo da pesquisa já encontrou um sistema de CRM para contabilidade interessante, e acredita que ele seja a melhor solução para o seu escritório, espere antes de contratar a ferramenta. Antes disso, estude outras alternativas e compare todos os recursos, funcionalidades, número de perfis e, claro, valores.
Isso é essencial pois o mercado é bastante competitivo, então é possível encontrar opções semelhantes, com variados recursos e preços.
2. Contrate segurança
Antes de contratar um sistema de CRM, esteja certo também de contratar segurança. Leia todas as informações apresentadas em contrato, prestando especial atenção sobre preços e taxas, propriedade dos dados, segurança das informações, termos e renovações, possibilidade de renovação, etc.
Também recomendamos ficar com uma cópia do Acordo de Nível de Serviço, documento que define o que cobre o desempenho do sistema e do suporte à empresa.
3. Analise as funcionalidades
Conforme citamos acima, os sistemas de CRM para contabilidade possuem recursos diferentes, de acordo com a empresa. É preciso escolher aquele que mais se adapta às necessidades do escritório, com funcionalidades que facilitam a rotina dos colaboradores.
Para conhecê-las, peça uma apresentação de uso e também cases de sucesso no setor contábil, especialmente em escritórios conhecidos e confiáveis.
Alguns sistemas de CRM oferecem períodos de teste grátis. Use e abuse dessa possibilidade antes de fechar um acordo.
4. Limitações de uso
É fundamental, antes de contratar um sistema de CRM, conhecer as suas limitações de uso. Isto é, no que ele não consegue atender a sua empresa, no exercício das funções.
Esse talvez seja um dos principais quesitos de tomada de decisão, porque muitos escritórios se esquecem desse detalhe e pagam caro por isso. Afinal, pode ser necessário trocar de sistema, caso a limitação seja crucial para o andamento das atividades, demandando assim prejuízos de implantação, treinamento, capital e migração de dados.
5. Quantidade de etapas do ciclo
Ainda é importante avaliar um outro fator essencial: as etapas do ciclo de vida de um cliente. Alguns sistemas de CRM para contabilidade atendem somente o relacionamento com o consumidor no pré-venda, mas não seguem adiante, quando ele negocia com o escritório.
É preciso que o CRM também feche comissões, provisione o faturamento, atualize a quantidade (no caso de promoção por quantia limitada), etc. Verifique se o sistema inclui a prospecção, o pré e o pós-venda, ou se é apenas um software de gestão de vendas comum.
Se você tomar esses cuidados antes de contratar um sistema de CRM para o seu escritório, são grandes as chances de obter um bom ROI.
