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Postado dia 12/12/2016
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Obrigação exigirá o repasse de algumas informações em tempo real à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho e Emprego

A proximidade do início de atendimento ao eSocial tem deixado muitos empresários e contadores preocupados com o cumprimento de prazos e o modo de entrega das obrigações, prin­cipalmente porque o sistema de teste ainda não foi disponibilizado para as empresas.

Com início previsto para setembro de 2016, esse braço do Sped deve ser novamente prorrogado para ajustes em sua composição. Segundo um integrante da equipe de desenvolvimento do eSocial, a ideia é disponibilizar o progra­ma completo, sem as falhas observadas no eSocial dos domésti­cos, que ainda causa dor de cabeça aos contribuintes.

Mesmo que o ingresso do universo empresarial seja gradativo – num primeiro momento apenas as empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões estarão obrigadas – as companhias de menor porte também precisam ficar atentas desde agora e traba­lhar pa­ra adquirem softwares que se adaptem à nova obrigação acessória.

O diretor de Relações Institucionais da Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Bras­s­com), Sergio Sgobbi, explica que, para o bom funcionamento dos sistemas de Tecnologia da Informa­ção (TI), é fundamental o reexa­me dos fluxos e processos internos antes de a informação ser processada, evitando-se assim inconvenientes com os órgãos competentes, fis­calizadores e também com os colaboradores internos.

De acordo com Sgobbi, como atualmente o conceito que mais se adapta às dinâmicas empresariais é o da especialização, é mais van­tajoso comprar o software de empresas especializadas do que montar um setor específico para isso. “Ao procurar uma empresa especialista na área, há a possibilidade de contratar on demand, o que dá uma flexibilidade maior de comprar e pagar somente aquilo que você está consumindo ou utilizando, fato que se torna impraticável com a equipe”.

Arquivamento

O diretor de TI reforça ainda que muitos documentos devem ser arquivados por vários anos, como os trabalhistas, por exemplo, o que torna a opção de um serviço em nuvem atrativa. “Nessa modali­dade, a responsabilidade é do prestador, que tem sistemas de redundância e segurança para cobrirem eventualidades, porém é impor­tante salientar que as condições devem estar estabelecidas em contrato entre as partes”, alerta.

Se o empresário não se sentir seguro para contratar serviços em nuvem, terá de contratar dois prove­dores de internet: um principal e outro de redundância, para ser utilizado na hipótese de o primeiro falhar. Além disso, deverá cuidar para que os backups sejam feitos frequen­temente, em locais seguros, com pelo menos duas cópias em discos rígidos diferentes, a fim de evitar problemas pela perda de arquivos.

Gustavo Bastos, head do segmento de Recursos Humanos da Totvs, explicou que o eSocial também trará vantagens às empresas, como a redução do número de obrigações acessórias, que serão substituídas pelo Sped. “As informações que farão parte do Sped já são informadas por meio de outras obrigações acessórias. A dificuldade tem sido a alteração do cro­nograma do programa, que demanda mais trabalho, tanto para os desenvolvedores quanto para os clientes, porque muito do que já foi criado deverá ser refeito para atender aos novos padrões da Receita Federal”, afirma.

Com o eSocial, muitas informações deverão ser repassadas ao contador praticamente em tem­po real, o que suscita mais uma questão: como esse repasse será feito de forma segura e prática? Bastos esclarece que já existem no mercado programas que dão acesso tanto à empresa quanto ao escritório de contabilidade, no caso de serviços terceirizados. Ne­les, o empresário gera a informação de um novo evento e o contador automaticamente tem acesso a ele com seu login.

Também o investimento em va­lidadores fiscais deve ser levado em conta, pois eles transmitem segurança a quem presta as informações e este tem sido um dos pontos de debates entre as áreas técnicas quando se fala de eSocial, pois os sistemas precisam ter validações, consistências e segurança adequados. Texto: Katherine Coutinho

 

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